Oratoria: Aspectos a Tener en Cuenta para Preparar una Presentación Exitosa

AUDIENCIA: ¿Qué tener en cuenta al momento de diseñar una presentación exitosa?

Al preparar una presentación es fundamental conocer previamente a la audiencia. La actividad, los objetivos, la metodología y las dinámicas serán diferentes según el grupo al que estén dirigidos. En lo posible, es recomendable contar con esa información previamente a la actividad. Nos resultará muy útil para adaptar las dinámicas, metodología y ejemplos. No es lo mismo una actividad para un grupo de hombres con veintidós años de edad promedio, que presentar el mismo tema a un grupo de mujeres de cincuenta años promedio.

Las personas acuden a una presentación por distintos motivos: a veces por curiosidad, otras por necesidad; algunas veces por voluntad propia, otras veces han sido “enviados” o cohesionados a participar. En algunas ocasiones las personas saben a qué van y tienen un propósito (un “para qué”) claro. Otras veces llegan a una sala sin saber exactamente qué van a encontrar.

Hay actividades que se preparan para el público en general. El grupo que asiste será heterogéneo y los convoca el tema o el título de la actividad; eso es lo que tienen en común. Otras actividades se hacen en el marco de una organización. En este caso hay una necesidad concreta establecida por la organización, alguien que convoca y promueve institucionalmente la actividad y habrá una predisposición diferente a la que encontraremos en una charla abierta.

El tamaño del grupo es fundamental, e impactará directamente en la metodología y el diseño elegidos para compartir el material y lograr los objetivos. En un grupo pequeño, se promoverá más el intercambio entre los participantes y entre los participantes y el presentador. En cambio, en un grupo más grande, la dinámica será distinta ya que el intercambio entre el presentador y la audiencia ya no será tan personalizado.

El nivel de experiencia o conocimiento del tema que tengan los participantes nos obligará a simplificar o complejizar el mensaje a transmitir, poniendo desafíos adicionales y un léxico más técnico a quienes tengan un nivel mayor.

Por último, un tema importante a considerar es el nivel de conocimiento que las personas tienen entre sí. Cuando abordamos temas de desarrollo personal, es fundamental generar un clima de confianza y apertura, por eso hay que dedicar tiempo a que los participantes se conozcan entre sí, se abran y estén disponibles unos a otros para apoyarse en su crecimiento. En cambio, hay otras presentaciones en las cuales no es necesario y a veces contraproducente que las personas de la audiencia se conecten entre sí.

Es recomendable obtener tanta información como sea posible al momento de diseñar la presentación, para esto se pueden realizar formularios de inscripción o encuestas previas (hay formatos digitales gratuitos, fáciles de usar y muy efectivos, como Google Forms), o entrevistando a quienes convocan. Si no es posible conocer con anticipación esta información, se deberá hacer un diseño flexible y al comienzo de la presentación hacer algunas preguntas a la audiencia para dirigir mejor el contenido de la presentación.

Esta información dará más seguridad al presentador, para que su exposición sea de alto impacto.